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Kreis Herford
Der Landrat
Amtshausstraße 3
32051 Herford

Telefon: 05221 13-0
Fax: 05221 13-1902
E-Mail: info@kreis-herford.de

Die Kreisverwaltung Herford ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird durch den Landrat Jürgen Müller vertreten.

Inhaltlich Verantwortlicher i.S.d. § 18 Abs. 2 Medienstaatsvertrag:

Kreis Herford
Der Pressesprecher
Patrick Albrecht

Tel.: 05221 13-1324
pressestelle@kreis-herford.de

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a Umsatzsteuergesetz

DE 125 365 003

Zugangseröffnung des Kreises Herford für rechtsverbindliche elektronische Nachrichten (gem. § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NW)

Der Kreis Herford bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.

Dies bedeutet, dass Sie dem Kreis Herford Ihre Fragen, Anregungen und Anliegen gerne auch online senden können.

Dabei bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit dem Kreis Herford. Hierzu gibt es diverse Vorgaben sowie Regelungen zu den möglichen Formaten und den technischen Standards.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 3 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen und § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes in Verbindung mit § 2 E-Government-Gesetz. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen Schreiben und formgebundenen Schreiben unterschieden, die in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (zum Beispiel Widerspruch und viele Anträge).

Nachstehend werden die bestehenden Möglichkeiten der elektronischen Übersendung und die aktuell für den Kreis Herford geltenden organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen erläutert:

1. Formfreie elektronische Kommunikation mit dem Kreis Herford

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie einfach per E-Mail an info@kreis-herford.de oder an alle auf www.kreis-herford.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen senden.
Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass E-Mails auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet wie Postkarten für jeden Hacker lesbar sind und grundsätzlich auch verändert oder gelöscht werden können.

Bei personenbezogenen Anfragen oder E-Mails mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Inhalten ist aus Gründen der Datensicherheit eine Verschlüsselung von E-Mails oder die Nutzung von De-Mail zu empfehlen. Zur zweifelsfreien Identifizierung ist eine elektronische Signatur oder die Nutzung von De-Mail ratsam. Informationen zur rechtssicheren Kommunikation mit dem Kreis Herford finden Sie unter:

www.kreis-herford.de/Virtuelle-Poststelle-VPS-und-De-Mail

Es wird daher empfohlen, keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mail-Adressen des Kreises Herford zu senden.

Mit der De-Mail Eingangsadresse und einem besonderen Behördenpostfach (beBPo) bietet Ihnen der Kreis Herford Möglichkeiten zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge. Für alle anderen Wege wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere Zugangswege keine Anträge rechtsverbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden.

2. Rechtsverbindliche formgebundene Kommunikation mit dem Kreis Herford

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).

Der Kreis Herford hat diesbezüglich folgende Zugangswege eröffnet:

Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (Nordrhein-Westfalen), nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform.
Es ist daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung eine rechtsverbindliche Kommunikation mit dem Kreis Herford möglich.

Das Kommunikationsmittel De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: poststelle@kreis-herford.de-mail.de

3. Versand von Dateien

Es gibt eine Vielzahl von Programmen und Dateiformaten. Derzeit ist die Datenübermittlung auf Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros beschränkt: Sämtliche Dateien der Microsoft- und Open Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein pdf-Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.

4. Zum Problem „Schadsoftware“

Bitte beachten Sie folgendes:

Soweit Ihre E-Mails Schadsoftware (Viren) enthalten, werden diese E-Mails komplett von den bei der Kreisverwaltung Herford installierten Schutzprogrammen gelöscht.

Leider kann nicht unterschieden werden, ob einer solchen E-Mail ein Hackerangriff zu Grunde liegt oder das verwendete Medium unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde; daher erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.

Sollten Sie nach Absenden einer E-Mail an den Kreis Herford länger als eine Woche lang nichts von der Kreisverwaltung hören, melden Sie sich bitte auf jeden Fall. Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt zu den Ihnen bekannten Ansprechpartner*innen der Kreisverwaltung auf.
Ist Ihnen Ihr/e Ansprechpartner*in oder die Dienststelle nicht bekannt, können Sie sich unter info@kreis-herford.de oder telefonisch unter der Rufnummer 05221 13-0 melden.

Bitte schicken Sie dem Kreis Herford keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

Copyright/Urheberrechte

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Stand: Mai 2023